Image by Bruno from Pixabay.com
Przedsiębiorcy, którzy do tej pory poprawiali pomyłki przez przekreślenie i adnotację na papierowym dokumencie, w nowej rzeczywistości muszą działać inaczej. System Krajowego Systemu e-Faktur zmienia również podejście do najmu prywatnego rozliczanego z podmiotem gospodarczym oraz do zasad upoważniania biura rachunkowego do wystawiania dokumentów w imieniu klienta. Zespół Poradnika Przedsiębiorcy zebrał najważniejsze informacje o poprawianiu błędnych dokumentów, obowiązkach wynajmujących oraz nadawaniu dostępu zewnętrznym podmiotom.
Ustawa o VAT nie zawiera osobnego przepisu regulującego anulowanie faktur. Mimo to w praktyce gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których dokument trzeba wycofać. Wystawienie faktury rozumiane jest jako sporządzenie jej zgodnie z artykułem 106e ustawy oraz przekazanie nabywcy. Ten moment uznaje się za wprowadzenie dokumentu do obrotu prawnego. Klasyczne anulowanie dotyczy wyłącznie sytuacji, w której czynność opodatkowana w ogóle nie miała miejsca, na przykład gdy faktura została sporządzona przez pomyłkę dla transakcji, która nigdy się nie odbyła. Wystawienie takiej pustej faktury rodzi poważne ryzyko, ponieważ artykuł 108 ustawy o VAT nakłada obowiązek zapłaty wykazanego podatku, jeśli dokument nie zostanie wycofany. Tradycyjna procedura anulowania polega na przekreśleniu oryginału oraz kopii dokumentu i opatrzeniu go adnotacją uniemożliwiającą ponowne wykorzystanie. Organy podatkowe podkreślają jednak, że taka metoda dotyczy wyłącznie dokumentów, które nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego, a więc nie zostały jeszcze udostępnione kontrahentowi, i które jednocześnie dokumentują czynność rzeczywiście niedokonaną. Obie przesłanki muszą zostać spełnione równocześnie, inaczej anulowanie w tej formie nie jest możliwe. W przypadku faktur ustrukturyzowanych sytuacja wygląda inaczej, ponieważ zgodnie z artykułem 106na ustawy o VAT dokument uznaje się za wystawiony w dniu jego przesłania do systemu, o ile nie zostanie odrzucony z powodu błędów technicznych. Oznacza to, że e-faktura zostaje automatycznie wprowadzona do obrotu prawnego w momencie wysyłki, a tym samym nie spełnia pierwszej z dwóch przesłanek wymaganych do przekreślenia jej w tradycyjny sposób.
Skoro warunek niewprowadzenia do obrotu nigdy nie zostaje zachowany w przypadku dokumentów przesłanych do systemu, jedynym dostępnym rozwiązaniem pozostaje poprawienie dokumentu w zwykłym trybie korekty. Pytanie o to jak wyzerować fakturę w KSeF sprowadza się więc do wystawienia faktury korygującej, która zeruje wszystkie pozycje dokumentu pierwotnego, tak by nie wykazywał on już żadnej sprzedaży ani podatku. Takie rozwiązanie zastępuje w systemie elektronicznym dawną praktykę przekreślania papierowego dokumentu i pozwala formalnie usunąć skutki błędnie wystawionej faktury bez naruszania zasad wynikających z przepisów o KSeF. Dodatkowym utrudnieniem dla podatników jest likwidacja noty korygującej, która od 1 lutego 2026 roku przestała funkcjonować w obrocie. Nabywca nie ma już możliwości samodzielnego poprawienia drobnych nieścisłości na otrzymanym dokumencie, więc każdy błąd, niezależnie od jego skali, wymaga reakcji ze strony sprzedawcy. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wchodzi w życie etapowo, od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów, których obroty przekroczyły 200 milionów złotych, od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców, a dla najmniejszych podatników rozliczających miesięcznie sprzedaż do 10 tysięcy złotych brutto termin wdrożenia przesunięto na 1 stycznia 2027 roku. Procedura anulowania pozostaje więc rozwiązaniem wyjątkowym, dostępnym jedynie poza systemem KSeF, natomiast każdy dokument wystawiony już w tym systemie można poprawić wyłącznie przez korektę zerującą jego pozycje.
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczne rozwiązanie przygotowane przez Ministerstwo Finansów, służące do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Na gruncie podatku dochodowego najem prywatny rozliczany jest wyłącznie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, według stawki 8,5% do 100 tysięcy złotych przychodu rocznie oraz 12,5% od nadwyżki, niezależnie od tego, czy wynajmujący prowadzi równolegle działalność gospodarczą. Inaczej wygląda to na gruncie VAT, gdzie najem traktowany jest jak typowe świadczenie usług na podstawie artykułu 15 ustawy, choć najem lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia przedmiotowego, a drobni wynajmujący mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego do 240 tysięcy złotych obrotu rocznie. Sposób dokumentowania najmu zależy przede wszystkim od tego, kim jest najemca. Jeżeli lokal wynajmowany jest osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, wynajmujący nie musi wystawiać faktury z własnej inicjatywy, a samą transakcję ujmuje się w JPK jako zapis wewnętrzny oznaczony symbolem WEW. Dokument trzeba sporządzić tylko wtedy, gdy najemca zgłosi takie żądanie w terminie trzech miesięcy, a wówczas faktura może zostać wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur, ponieważ relacje z konsumentami nie są objęte obowiązkiem fakturowania ustrukturyzowanego.
Sytuacja zmienia się diametralnie, gdy najemcą jest podmiot prowadzący działalność i posługujący się numerem NIP. W relacji, w której osoba prywatna wynajmuje lokal firmie a KSeF obejmuje taką transakcję bezwzględnym obowiązkiem, wynajmujący musi wystawić i przesłać fakturę do systemu niezależnie od tego, czy sam jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia. Przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnego wyjątku dla osób nieprowadzących działalności na większą skalę. Do końca 2026 roku funkcjonuje jeszcze limit przejściowy, który pozwala wystawiać dokumenty poza KSeF, jeśli łączna miesięczna wartość sprzedaży brutto nie przekracza 10 tysięcy złotych, natomiast po przekroczeniu tego limitu lub od 1 stycznia 2027 roku każda faktura dla firmy musi trafić wyłącznie do systemu elektronicznego. Wynajmujący, który nie posiadał dotąd numeru identyfikacji podatkowej, musi go uzyskać poprzez formularz NIP-7, ponieważ jest to warunek uwierzytelnienia się w KSeF. Odrębnym zagadnieniem związanym z funkcjonowaniem systemu jest sposób upoważniania podmiotów zewnętrznych do wystawiania dokumentów. Zasady przyznawania KSeF uprawnienia dla biura rachunkowego reguluje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 roku, które w paragrafie trzecim wymienia zakres takich uprawnień, obejmujący między innymi nadawanie i odbieranie dostępów, wystawianie faktur ustrukturyzowanych w różnych trybach oraz samofakturowanie. Podatnik może wskazać całe biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony, dzięki czemu jego pracownicy automatycznie uzyskują możliwość wystawiania dokumentów w jego imieniu, albo wybrać bezpośrednio konkretną osobę fizyczną zatrudnioną w tym biurze. Nadanie dostępu odbywa się elektronicznie przy użyciu oprogramowania interfejsowego lub w formie papierowego zawiadomienia ZAW-FA składanego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, gdy podatnik nie ma możliwości uwierzytelnienia się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
